Hoe voorkom ik dat cellen worden afgedrukt in Excel

Als u Office 2010 gebruikt, onder “Bestand - Afdrukken - Pagina-instelling - Blad (tabblad)”, zou de instelling voor “Afdrukgebied” moeten zijn wat u zoekt. In mijn voorbeeld worden alleen de kolommen A:J afgedrukt; bij weergave op het scherm wordt echter alles getoond.

Zo ziet het dialoogvenster er uit:

Dit kan ook toegankelijk zijn als “Pagina-indeling” → “Pagina-instelling” → (hoekknop) → “Pagina-instelling” → “Blad”:

Deze oplossing vereist niet dat u speciale actie onderneemt voor en na elke keer dat u het bestand moet afdrukken.  Het bouwt voort op het idee van het gebruik van een “Afdrukgebied”, zoals voorgesteld door Terence en Don Livezey.  Plaats de cel(len) die u niet wilt afdrukken buiten het afdrukgebied.  Als dat goed genoeg is voor u, bent u klaar.

Maar misschien wil je wel dat de uitgesloten cel(len) binnen het afdrukgebied verschijnen als je het werkblad bewerkt.  In dat geval moet je voor elke cel die je wel wilt weergeven maar niet afdrukken:

• Voeg een “vorm” in.  (Een rechthoek werkt het beste.)  Plaats deze over de cel waar u de gegevens wilt laten verschijnen.  Formatteer de vorm visueel zoals u wilt.  Het kan het beste zijn om geen randlijn te hebben.  Stel de vulkleur in op wat u wilt voor de achtergrondkleur, of geen vulling om de vulkleur van de onderliggende cel door te laten komen (en de vorm zelf onzichtbaar te maken).
• Configureer de vorm om de inhoud van de gewenste cel weer te geven, door de vorm te selecteren en dan een verwijzing (b.v. =D15) in te typen in de formulebalk bovenaan.  Typ niet gewoon in de vorm; als u dat doet, zal de formule (=D15) letterlijk worden weergegeven.
• Klik met de rechtermuisknop op de vorm en selecteer “Vorm opmaken”.  Onder Eigenschappen kunt u selecteren of de vorm wordt afgedrukt of niet (door het selectievakje “Object afdrukken” uit te schakelen).  (In Excel 2013 staat dit onder “Vormopties” → “Grootte & eigenschappen” → “Eigenschappen”).

U kunt normale (niet voorwaardelijke) opmaak toepassen om dit te bereiken. Selecteer de cel, rij en/of kolom in kwestie en ga naar “Cellen opmaken”, dat toegankelijk is via het lint (“Home” → “Cellen” → “Opmaak”) of de sneltoets Ctrl+1.

Op het tabblad “Getal” selecteert u Categorie = “Aangepast” en bij “Type” vult u in:

"";"";"";""

of gewoon

;;;

Dit vertelt Excel om een lege string weer te geven als de cel een positief getal, negatief getal, nul of (niet-numerieke) tekst bevat. Dus elke waarde die geen fout is, wordt verborgen op het scherm en bij het afdrukken.

Ik heb hetzelfde probleem opgelost door een apart blad te maken en daarin een link naar de informatie te kopiëren. Om dit te doen, markeer je het hele originele blad en kopieer je het (Ctrl+C). Ga naar het nieuwe blad en klik met de rechtermuisknop op de eerste cel. Selecteer het pictogram Koppeling in de Plakopties. Alles wat geplakt wordt zal niet geformatteerd zijn, dus je zult dit moeten corrigeren. Lege cellen zullen nullen bevatten. Dit kan gecorrigeerd worden door naar “Bestand” → “Opties” → “Geavanceerd” te gaan en het vinkje weg te halen bij “Een nul weergeven in cellen die een waarde van nul hebben”.

U kunt nu alle cellen, rijen of kolommen verwijderen die u niet op de afdrukken wilt zien. Het afdrukvel wordt bijgewerkt als je het originele vel bijwerkt.

Als je, zoals ik, een basisvel hebt dat je voor verschillende perioden of doeleinden kopieert, kun je dit afdrukvel voor het basisvel maken. Wanneer je een nieuw paar nodig hebt, kopieer je gewoon beide bladen en het nieuwe afdrukvel zal aan het nieuwe blad linken.

Als ik moest doen wat jij zegt, deed ik het volgende:

Gebruik de functie in de code-editor (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

om de kolommen of rijen te verbergen, doe de afdruk, en maak ze dan weer onzichtbaar.

Voorbeeld:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Of verander het betreffende gedeelte om kolommen te verbergen (dit voorbeeld verbergt de kolommen B en D):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Of verberg alle rijen met een lege cel in kolom A:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Links:

• Verberg rijen, kolommen of cellen wanneer u een blad afdrukt
• Voorkom afdrukken van specifieke cellen
• Hoe voeg ik VBA toe in MS Office?

Ik heb niet genoeg reputatiepunten om op andere berichten te reageren, dus ik zal een “antwoord” toevoegen met wat opmerkingen. Ik had dezelfde of een vergelijkbare behoefte, en er zijn voors en tegens aan verschillende benaderingen.

• Afdrukgebied instellen: Dit kan werken, afhankelijk van de lay-out van het blad, maar het gaat niet al te goed om met een niet-aaneengesloten selectie afdrukgebied. Of, misschien gaat het heel goed, maar de geselecteerde aanpak werkt niet in mijn geval. Bijvoorbeeld, als ik een spreadsheet heb met kolommen A-E, en ik wil de kolommen B en D verbergen bij het afdrukken, dan zet het elke afgedrukte kolom {A, C, E} op een aparte pagina. Niet echt wat ik wilde.

• Tekst instellen op wit op wit: Zou in sommige gevallen kunnen werken, maar LET OP het voorkomt niet dat de verborgen gegevens uitlekken. Als je probeert gevoelige informatie te verbergen, weet dan dat als je afdrukt naar PDF, de gegevens nog steeds aanwezig zullen zijn in het PDF bestand. Ook al is het wit-op-wit, het is er nog steeds, en kan gekopieerd/geplakt worden uit het PDF bestand.

Ik geef de voorkeur aan de aanpak waarbij macro’s worden gebruikt om de geselecteerde kolommen bij het afdrukken te verbergen, hoewel ik me realiseer dat dat misschien niet in alle situaties toepasbaar of de beste keuze is.

U kunt hele rijen of kolommen “verbergen” door met de rechtermuisknop op de rij/kolom te klikken en “Verbergen” te selecteren. Dit zal voorkomen dat de rij/kolom wordt afgedrukt (of weergegeven). Als u meerdere rijen/kolommen heeft, kunt u ze markeren door “click drag” als ze naast elkaar staan of door Ctrl+click als ze niet naast elkaar staan. Als rijen/kolommen verborgen zijn, wordt hun nummer/letter niet getoond. Om ze te deblokkeren markeert u de rijen/kolommen aan weerszijden en “rechtsklikt” en selecteert “Unhide”.

Ik weet niet zeker of je kunt voorkomen dat individuele cellen worden afgedrukt, behalve door de kleur van het lettertype te veranderen. Misschien kun je dit automatiseren met voorwaardelijke opmaak.

Om te voorkomen dat een rij of kolom wordt afgedrukt, kunt u deze verbergen uit beeld:

1. Selecteer rij(en)/kolom(men)
2. Klik er met de rechtermuisknop op

4. Kies “Verbergen” in contextmenu

De alternatieve manier is om een groep te maken en deze dan samen te vouwen:

1. Selecteer rij(en)/kolom(men)

2. Kies tabblad Gegevens (in contextmenu).

3. Kies Data tabblad (in ribbon) - Groep knop in Outline groep

Nu kun je snel rij(en)/colum(s) samenvouwen/uitvouwen om te bewerken/af te drukken.

Kijk ook eens naar de video die meerdere manieren beschrijft om cellen te verbergen (inclusief de hierboven beschreven).

Ik heb de weg van het “wissen van de inhoud” bewandeld en kan zeggen dat het op een drukke dag niet moeilijk is om te vergeten iets ongedaan te maken, alleen maar omwille van het afdrukken.

Sindsdien heb ik een “werk”-tabblad (bron), met een “niet aanraken”-bericht voor collega’s die in mijn bestand werken, en een “print”-tabblad (bestemming) dat rechtstreeks van het werk-tabblad put, zonder dat ik me zorgen hoef te maken over opruimen, verbergen of terugzetten.

Als ik de bron bijwerk, krijgt de bestemming alle info die het nodig heeft, en verlies ik geen uren werk waarvan ik beter een back-up had kunnen maken.

Ook, maak een backup van je bestanden, hehe.

Proost

Rekening houdend met het vorige advies dat witte lettertypes zichtbaar kunnen zijn bij het afdrukken van PDF’s, gebruik ik de volgende techniek:

Gebruik een cel buiten het afdrukgebied met een “1” of “0” vermelding.

Vervolgens verwijs ik naar dit veld in de voorwaardelijke opmaak van alle cellen die niet afgedrukt mogen worden.

Als A1=0 dan zet opmaak op wit lettertype.

Indien A1=1 dan formaat instellen op zwart of elke kleur lettertype die u wenst.

De tweede regel is misschien niet nodig, maar maakt het ook mogelijk om gebieden te markeren met verschillende getallen voor een bereik of enkele cellen met de achtergronden, randen en lettertypen die u kiest door een bereik van getallen in cel A1 te selecteren.

Naast het verbergen van kolommen of rijen zoals hierboven voorgesteld. Je zou kunnen kijken naar Custom Views als een eenvoudige manier om toe te passen en los te laten wat je niet wilt laten zien.

Bijvoorbeeld als je een kolom voor een verkoper, een andere voor een magazijn, en een andere met alles, kunt u een aangepaste weergave voor elk en gemakkelijk overschakelen naar een van beide.

Een andere eenvoudige manier is om tijdelijk de inhoud van de cel te wissen door de geselecteerde cellen te markeren - klik met de rechtermuisknop en selecteer “Inhoud wissen”.

Nu kunt u afdrukken en vervolgens op de knop Ongedaan maken klikken en alles is weer normaal.